Нюансы проверки контрагента на надежность

Взаимовыгодное сотрудничество между двумя сторонами всегда происходит на основании предварительной договоренности, которая оформляется в виде договора. Перед назначением даты сделки необходимо как следует проверить информацию о контрагенте, целью её проведения является обеспечение законности проведения сделки и сохранения финансовой мощности предприятия.

Когда необходима проверка контрагента

Поиск нового делового партнёра всегда сопряжен с риском наткнуться на недобросовестное предприятие, которое нечестно ведет свою деятельность. Но бывают случаи, когда возникает необходимость проверить надёжность уже существующего партнёра по бизнесу. Разберём основные ситуации, которые требуют особо внимательного отношения со стороны руководства компании:

  • Появление нового контрагента;
  • Необходимость внести предоплату по договору;
  • Условие распределения платежей на определённое количество времени (рассрочка или перенесение даты основного платежа);
  • Фактическое расположение предприятия в другом округе.

Основная угроза заключения сделки с недобросовестным контрагентом заключается в признании сделки сомнительной, а налоговую выгоду – недействительной. В таком случае помимо пострадавшей репутации компания может понести ощутимые финансовые потери.

Налаживание новых деловых связей, которые впоследствии, приводят к заключению выгодных контрактов, является первоочередной задачей развития любого бизнеса. Однако перед заключением генерального соглашения следует более тщательно проверить информацию о деятельности компании. Существуют определённые события, которые могут указывать на неблагонадёжность компании:

  • Фактическое местоположение организации не соответствует заявленным данным в документах;
  • Штат состоит из одного человека, который выполняет обязанности руководителя и бухгалтера одновременно;
  • За определённый период времени было несколько раз изменено направление деятельности компании;
  • Предприятие основано непосредственно перед подписанием контракта;
  • Существующая задолженность перед кредиторами составляет внушительную сумму.

При первом появлении данных признаков следует принять меры по предотвращению финансовых потерь. В первую очередь провести комплексную проверку партнёра для обоснованности предъявления претензий.

Схема проверки контрагента на надёжность

Проверкой данных о деловом партнере можно заняться самостоятельно или доверить данную процедуру специалистам аудиторских компаний.  Порядок действий по проведению проверки контрагента известен и состоит из следующих шагов:

  • Сбор и анализ доступной информации из источников СМИ – современные технологии позволяют получить данные о компании без проведения бюрократических запросов, а всего лишь обратившись к официальным источникам статистических и финансовых данных (Налоговая инспекция, реестр недобросовестных поставщиков, интернет ресурс Службы судебных приставов, отзывы о деятельности компании);
  • Проверка предоставленного пакета документации – все регистрационные и финансовые документы можно проверить через специальные базы данных в интернете;
  • Проверка данных о руководящем составе компании (идентификационные данные, опыт работы на занимаемых должностях, профессиональные достижения);
  • Выездная проверка по месту фактического расположения контрагента – осуществляется для составления собственного мнения о масштабах деятельности и соответствии данным, заявленным в документации;
  • Назначение встречи с руководством для обсуждения деталей договора – в данном случае проверяется компетентность руководства предприятия и составления портрета соответствия занимаемой должности;
  • Прозвон контрагентов организации и проведение переговоров на предмет деловой репутации;
  • Участие компании в судебных спорах (проводится анализ проводимых споров и выявление виновника возникновения прений);
  • Анализ полученных данных – проводит юридический и финансовый отдел или сотрудники, отвечающие за данные функции на предприятии.

После проверки всех полученных данных проводится общее совещание и обсуждение полученных выводов для принятия решения о возможном заключении договора или прекращении сотрудничества с уже существующим контрагентом.

Пакет необходимой документации

Для составления договора и составления портфолио контрагента в обязательном порядке запрашивается пакет документов от компании, который состоит из следующих экземпляров:

  • Заверенная копия о государственной регистрации компании;
  • Выписка из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРЮЛ);
  • Банковские данные расчетного счета;
  • Официальная справка об отсутствии долгов по налоговым платежам;
  • Приказы о назначении должностных лиц, которые имеют право подписи в договорах и других документах;
  • Финансовые результаты деятельности компании, которые выражаются в бухгалтерском балансе и Отчете о финансовой деятельности;
  • Документация на офисное помещение (договор аренды или свидетельство о праве собственности на недвижимость).

Законодательством не утвержден точный пакет документов, который обязателен к предъявлению. Бизнес партнер имеет право отказаться предоставить какой – либо из запрашиваемых документов, однако данный факт должен насторожить компанию. Предприятие, которое честно ведет свою деятельность, не скрывает от контрагентов запрашиваемую информацию.

Помимо полученных документов от организации можно самостоятельно сделать запросы в Налоговую администрацию и органы судебной власти для сравнения полученных данных.

Проведение проверки надёжности контрагента поможет снизить риски финансовых потерь в будущем,  также сохранит деловую репутацию компании среди деловых партнёров.